– सकस नायक
१. पृष्ठभूमी
मानव शरीरमा मस्तिष्कको अपरिहार्य भूमिका रहे जस्तै कार्यालय संचालनमा कोषको भूमिका पनि महत्वपूर्र्ण हुन्छ । जसरी कोष संकलन महत्वपूर्ण हुन्छ ठिक त्यसरी नै त्यसको व्यवस्थापनको पनि महत्व रहन जान्छ । कोषको व्यवस्थापन भन्नाले संकलित कोषलाई तोकिएको मापदण्डको आधारमा व्यवस्थित तरीकाले अभिलेख राख्नु र सो को आधारमा आवश्यक नतिजा प्राप्त गर्नु भन्ने बुझिन्छ । आम्दानी तथा खर्चलाई आवश्यकता अनुरुप नतिजा प्राप्त गर्न मिल्ने गरी क्रमबद्ध तथा व्यवस्थित रुपले अभिलेख राखेमा आवश्यक परेको समयमा व्याख्या विश्लेषण गरी सम्बन्धित निकायहरुमा विवरण तयार गरी पठाउन सकिने र सम्बन्धित समिति, निकाय, व्यक्तिहरुद्वारा निरीक्षण तथा निर्देशन गर्न सकिने अवस्था रहन्छ । यसरी आवश्यकता अनुरुपको नतिजा निकाल्न मिल्ने गरी क्रमबद्ध तथा व्यवस्थित रुपले राखिएको आम्दानी खर्च सम्बन्धी कारोबारहरुको समष्टिगत अभिलेखलाई लेखा भनिन्छ ।
सृष्टिको उषाकाल देखि नै मानिसहरुका आवश्यकताहरुको परिपूर्तिको लागि लेनदेन हुने गरेको कुराहरु अनुमान गर्न सकिन्छ । समाज विकासको प्रारम्भिक चरणमा मानिसका आवश्यकताहरु सिमीत भएकाले लेनदेनका कारोवारहरु पनि सिमीत थिए । मानव जीवनको उषाकालमा जसरी लेनदेन कारोवारहरु सिमीत थिए त्यसरी नै मानिसहरुको ज्ञानको सीमाका कारण अभिलेखहरुलाई व्यवस्थित गर्नु पनि संभब थिएन । कारोवारहरु सिमीत भएका कारणले मानिसहरुले सम्झनाका लागि धस्रोद्वारा संकेत गर्ने, ढुंगा वा अन्य त्यस्तै वस्तुहरुको प्रयोगद्वारा लेनदेनका कारोवारहरुलाई सांकेतिक भाषा वा माध्यमद्वारा ईंगित गरी लेनदेन कारोवारहरु गरेको अनुमान गर्न सकिन्छ ।
समाजको विकाससंगै लेनदेन र कारोवारका व्यवहारहरु बढ्दै जाने क्रमसंगै कारोवारको अधिक्यता भएकाले त्यसलाई स्मरण वा अन्य संकेतका आधारमा व्यवस्थापन गर्न प्रायः असम्भव भएकाले कारोवारहरुको अभिलेख राख्नु पर्ने परम्पराको शुरुवात हुन पुग्यो । समाजमा मुद्राको प्रचलन भएसंगै लेखा राख्ने पद्धतीको पनि विकास भएको अनुमान गर्न सकिन्छ । कारोवारहरुको अभिलेख राख्न शुरु भए पश्चात पनि प्रारम्भिक अवस्थामा टिपोट, बहिखाता हुँदै एक पक्षीय कारोवारको टिपोट गर्ने गरेको पाइन्छ । उदेश्यको दृष्टिकोणबाट लेखालाई सामान्यत ः सरकारी श्रेष्ता र व्यापारीक श्रेष्ता गरी दुइ प्रकारबाट वर्गीकरण गर्ने गरेको देखिन्छ ।
समाजको विकासको चरणसंगै कारोवारका सिमाहरु पनि बढ्दै जाने भएकाले त्यसरी गरीएका टिपोट, बहिखाता र एकपक्षीय टिपोटहरुले कारोवारका अभिलेखलाई समेट्न नसकेका कारण दोहोरो अभिलेख राख्ने प्रणालीको विकास भएको पाइन्छ । सन १४९४ मा दोहोरो लेखा प्रणालीको शुरुवात भएको मानिन्छ । लुका पेसिवली भेनिस इटालीलाई दोहोरो लेखा प्रणाली ( Double Entry System ) का जन्मदाता मानिन्छ ।
दुईपक्ष बीचको आपसी लेनदेनलाई व्यवसायको भाषामा कारोवार ( TRANSACTION ) भनिन्छ । व्यवसाय संचालन गर्दा हुने कारोवारबाट व्यवसायको आम्दानी, खर्च, सम्पत्ति, दायित्व, पूँजी आदिमा पर्न जाने असर पत्ता लगाउन सम्पूर्ण कारोवारहरुको व्यवस्थित तरीकाले अभिलेख राख्ने पद्धतिलाई लेखा अभिलेख ( BOOK KEEPING ) भनिन्छ । व्यवस्थापन प्रणालीका विज्ञहरुद्वारा लेखा प्रणालीको सन्दर्भमा गरीएका परिभाषाहरुलाई संक्षिप्तमा यसरी राख्न सकिन्छ ।
२. परिभाषा
क) A. H. Rosenkampff का अनुसार व्यावसायिक कारोवारहरुको व्यवस्थित तरिकाले अभिलेख राख्ने कला लेखा अभिलेखन हो ( Book keeping is the art of recording business transaction in a systematic manner )
ख) R. N. Carter का अनुसार – मुद्रा वा मौद्रिक मुल्यको हस्तान्तरणसंग सम्बन्धित सम्पूर्ण व्यावसायिक कारोवारहरुको खाताहरुमा शुद्ध तरीकाले अभिलेख राख्ने विज्ञान र कलालाई लेखा अभिलेखन भनिन्छ ( Book keeping is the science and art of correctly recording in books of account all those business transactions that result in the transfer of money or money’s worth )
ग. Bierman & Derbin का अनुसार वित्तिय सूचनाहरुको पहिचान, मापन, अभिलेखन र सम्प्रेषणलाई लेखाविधि भनिन्छ । ( Accounting may be defined as the identifying, measuring, recording and communicating of financial informations )
घ. Douglas Garbu का अनुसार लेखा भन्नाले आर्थिक कारोबारको क्रमबद्ध तथा वैज्ञानिक अभिलेख हो, जसले आर्थिक क्रियाकलापलाई विश्लेषण गर्नुका साथै आम्दानी तथा खर्चको लेखाजोखाद्वारा भविष्यको आर्थिक क्रियाकलापलाई चित्रण गर्न समेत मद्दत पु्याउँछ । ( Accounting is a discipline concerned with the recording, analyzing and forecasting of income & wealth of business and other entries)
३. अवधारणा (Concept)
जुनसुकै व्यवसाय संचालन संगै त्यसको नतिजाको जानकारी राख्नु आवश्यक पर्ने भएबाट वित्तिय कारोवारहरुको अभिलेख राख्ने, वर्गीकरण गर्ने, सारांश निकाल्ने, व्याख्या गर्ने र विश्लेषण गर्ने विधि (Method) लाई नै लेखाबिधि (Accounting) भनिन्छ । व्यवसायको नतिजा भन्नाले सामान्यतया व्यवसायको नाफा, नोक्सान, पूँजी, दायित्व तथा सम्पत्तिको स्थितिलाई जनाउँछ । लेखाविधि वित्तिय कारोवारहरुको वर्गीकरण गर्ने, शारांस निकाल्ने, व्याख्या गर्ने, विश्लेषण गर्ने र त्यसरी प्राप्त नतिजाको जानकारी गराउने कार्यसंग सम्बन्धित हुन्छ ।
४. उद्देश्य तथा कार्यहरु
विकसित जुनसुकै पद्धतीको पनि निश्चित उद्देश्यहरु रहेका हुन्छन । त्यस्ता उद्देश्यहरु परिपूर्तिका लागि तोकिएका कार्यहरु पनि सम्पादन गर्नु जरुरी हुन्छ । लेखा विधिका उद्देश्य तथा कार्यहरुलाई संक्षिप्तमा निम्नानुसार संक्षेपीकरण गर्न सकिन्छ ।
क. कारोबारहरुको पहिचान गर्नु
ख. व्यवस्थित अभिलेख राख्नु
ग. कारोवारहरुको वर्गीकरण गर्नु
घ. व्यवसायको संचालन नतिजा पत्ता लगाउनु
ङ. नीति निर्धारणका लागि तथ्याङ्क उपलब्ध गराउनु
५. लेखाविधिका फाइदाहरु
जुनसुकै विधि तथा पद्धतिका पनि सबल र दुर्बल पक्षहरु हुन्छन । कुनै पनि विधि वा पद्धति आफैमा पूर्ण वा अपूर्ण हुँदैन । प्रयोगकर्ताले विधि निर्माताको मनसायलाई अंगिकार गर्ने गरी प्रयोगकर्ताले त्यसको प्रयोग र पालन गरेको खण्डमा त्यसले दिने नतिजा असल हुन पुग्दछ भने त्यसका विपरीत प्रयोग हुन गएमा त्यसले प्रदान गर्ने नतिजा सहि नहुन सक्दछ ।
क. व्यवस्थित तरीकाले अभिलेख राख्न
ख. वित्तिय अवस्थाको चित्रण गर्न
ग. प्रयोग कर्तालाई समयमा जानकारी उपलब्ध गराउन
घ. कर निर्धारण गर्न सहयोग
ङ. निर्णय गर्न सहयोग
च. तुलना गर्न सहज
छ. नाफा÷नोक्सान पत्ता लगाउन सहज
ज. अन्तिम खाता तयार गर्न सहज
झ. गल्तीहरुमा कटौती
ञ. पूर्ण अभिलेख
६. दोहोरो लेखा प्रणालीका विशेषताहरु
दोहोरो लेखा प्रणाली आजको दुनियाँमा सबै भन्दा प्रभावकारी प्रणाली हो । यो प्रणालीलाई प्रयोगकर्ताले सहि ढंगले पालन गरेमा लेखा प्रणालीको शुद्धतामा विश्वास गर्न सकिन्छ । दोहोरो लेखा प्रणालीका विशेषताहरुलाई निम्नानुसार प्रस्तुत गर्न सकिन्छ ।
क. द्विपक्षीय प्रभाव
ख. समान प्रभाव
ग. विपरीत प्रभाव
घ. अंकगणीतिय जाँच
ङ. पूर्ण अभिलेख
च. वैज्ञानिक प्रणाली
७. दोहोरो लेखा प्रणालीका सीमाहरु
जुनसुकै विधि, पद्धति वा प्रणालीहरुका फाईदा जस्तै बेफाईदाहरु पनि हुन्छन । दोहोरो लेखा प्रणाली आधुनिक समयको सबल प्रणाली भए पनि त्यसका पनि आफ्ना सीमाहरुका कारणले सबै समय र परिस्थितमा त्यसको प्रयोग सोचे जस्तो सहज र सफल नहुन सक्छ । सानो आकार र कारोबार भएका निकाय वा संस्थाहरुको लागि दोहोरो लेखा प्रणाली खर्च र व्यवहार समेतका कारणले अनुकूल नहुन सक्ने अवस्था हुन सक्छ । दोहोरो लेखा प्रणालीका फाईदाहरुका अलवा त्यसका पनि केही सीमाहरु हुन्छन् जसलाई संक्षिप्तमा यसरी प्रस्तुत गर्न सकिन्छ ।
क. खर्चिलो पद्धति
ख. साना संस्था वा निकायको लागि उपयुक्त नहुन सक्ने
ग. कारोबार समावेश नहुँदा गल्ती पत्ता नलाग्ने
८. अभिलेख राख्ने तरीका
अब हाम्रो प्रसंग कोष व्यवस्थापनसँग सम्बन्धित भएकाले सर्बप्रथमत संकलित कोषलाई परिचालन गर्नको लागि सम्बन्धित देशको कानूनसँग नबाझिने गरी कोष संकलन गर्ने संस्था वा निकायले त्यसको परीचालनको लागि तयार गरेको मापदण्ड वा विधि अन्तर्गत रहेर खर्च गर्न अधिकार प्राप्त व्यक्ति, संस्था वा निकायहरुले खर्च गर्ने गर्नु पर्दछ । प्राप्त रकम यसरी खर्च गर्ने प्रणलीलाई सामान्यत बजेट प्रणाली भन्ने गरिन्छ । खर्च गर्ने निकायले प्राप्त रकमलाई वार्षिक बजेटको सीमाभित्र रहेर मासिक, त्रैमासिक, चौमासिक, अर्धवार्षिक र वार्षिक बजेटको सीमा र तोकिएको शीर्षक ननाघ्ने गरी सरकारद्वारा तोकिएको करको समेत ख्याल गरी खर्चहरुलाई मासिक, त्रैमासिक, चौमासिक, अर्धवार्षिक र वार्षिक रुपमा खर्च लेखी तालुक निकाय वा व्यक्तिबाट अनुमोदन गराउनु पर्नेमा गराई अभिलेख तथा वार्षिक बजेट तयारीका लागि सम्बन्धित निकाय वा संस्थाहरुमा पठाउने गर्नु पर्दछ । तोकीएको बजेट रकमलाई तोकिएका शीर्षक तथा उपशीर्षकहरु सम्म मात्र खर्च गर्ने र यदि कतिपय तोकिएका शीर्षकहरुमा तोकिएको बजेट खर्च हुन नसक्ने र अन्य त्यस्तै प्रकारका कतिपय शीर्षकहरुमा खर्चले बजेटको सिमा नाघ्ने अवस्था सिर्जना हुन गएमा सम्बन्धित अख्यिार प्राप्त व्यक्ति वा निकायहरुबाट पूर्व स्वीकृति लिई तोकिएको विधिपूर्वकको रकम रकमान्तर गरी खर्च गर्ने गर्नु पर्दछ ।
व्यक्तिगत खर्चहरु बाहेक अन्य संस्थागत खर्चहरुको हकमा आजभोली दोहोरो लेखा प्रणालीको सिद्धान्त अनुसार आर्थिक कारोबारहरु संचालन गर्ने गरिन्छ । त्यसरी आम्दानी तथा खर्चका हिसाबहरु व्यवस्थापन गर्दा निम्नलिखित तरिका र साधनहरुको उपयुक्त आधार र प्रयोगबाट अभिलेखहरु तयार गरेमा त्यसलाई आवश्यक परेको समयमा वार्षिक बजेट तथा खर्चका शीर्षकहरु अनुसारका बजेट तथा खर्चहरु तुरुन्तै पत्ता लगाउन र रिर्पोटिङ गर्न सहज हुन्छ ।
१.कारोबारको बिल भरपाईहरुको आधारमा
२.भौचरका आधारमा
३.बजेटका आधारमा
लेखाका मान्य सिद्धान्त अनुसार आर्थिक कारोबारको प्रारम्भ कुनै पनि चिज वा बस्तुको प्राप्ति र खर्चबाट शुरुवात हुन्छ । हाम्रो दैनिक जीवनमा प्राप्त हुने वा खर्च हुने आर्थिक मुल्य हुने जुनसुकै चीज वा बस्तु विशेष भए पनि त्यसको प्रारम्भ नगद वा जिन्सीका साथै बिल वा भर्पाईका साथ हुने गर्दछ । कुनै पनि व्यक्ति वा संस्थाले अन्य व्यक्ति वा संस्थाबाट केही रकम वा सामान प्राप्त गरेमा त्यसलाई अभिलेख राख्ने तरिकालाई आधुनिक अर्थमा लेखा प्रणाली भनिन्छ । लेखा प्रणालीका अनुसार बिल वा भरपाईबाट शुरु भएको कारोवार गोश्वारा भौचर, गोश्वारा खाता, सन्तुलन परीक्षण र वासलातसम्म तयार गर्नु पर्ने हुन्छ ।
क. गोश्वारा भौचर
उदाहरणको रुपमा क भन्ने व्यक्तिले ख भन्ने व्यक्तिबाट सापटी स्वरुप १०००। रुपैंया प्राप्त ग¥यो । अब हामीले यसको अभिलेख आधुनिक लेखा प्रणालीमा राख्नु पर्दा शुरुमा बिल वा भरपाई तयार गर्नु पर्दछ जुन आम रुपमा जानकारी भएको विषय हो । बिल वा भरपाईबाट कारोबारको लेनदेन भएपछि त्यसलाई गोश्वारा भौचरको माध्यमद्वारा अभिलेखीकरण गर्नु पर्ने हुन्छ । कारोवार र निकायका आधारमा गोश्वारा भौचरलाई व्यवसायिक रुपमा प्रयोग गर्ने कुरामा फरक फरक निकाय वा संस्थाहरुमा फरक फरक आकार दिइएको पाइन्छ । प्रयोगको सहजताको लागि व्यवसायिक व्यक्तिको अभावमा पनि कार्यान्वयन गर्न सहज नमुनाको रुपमा निम्न अनुसारको नमुनालाई प्रयोगमा ल्याउन सकिन्छ ।
क ले सापटी प्राप्त गर्दा बन्ने भौचर नमुना
भौचर नं. ज्ञ
संलग्न कागजातका आधारमा प्राप्त सापटी रकमको हिसाब मिलान ।
यस्तो प्रकारको गोश्वारा भौचरको प्रयोग गर्दा भौचरको माथिल्लो भागलाई खर्च ( DEBIT ) र भौचरको तल्लो भागलाई जम्मा ( CREDIT) को रुपमा प्रयोग गर्दा भौचरमा खर्च र जम्मा लेखिरहनु पर्ने झन्झटबाट समेत मुक्त हुन सकिन्छ । यो एक प्रकारको सामान्य भौचरको नमुना हो । कुनै पनि भौचर तयार गर्नु पूर्व त्यसलाई समर्थन गर्ने आवश्यक कागजातहरुको संलग्नता अनिवार्य हुन्छ । घरायासी प्रयोजनको लागि गरीने कारोवारहरुमा सबै प्रकारका कागजातहरुको संलग्नता अनिवार्य नभएता पनि संस्थागत रुपमा संचालनमा रहेका सम्पूर्ण प्रकारका कारोबारहरुको अभिलेख विधि सम्मत रुपमा तयार गर्नु पर्ने भएकाले कारोबारका प्राथमिक रुपमा सम्पन्न भएका कागजातहरुका आधारमा भौचर तयार गर्ने गर्नु पर्दछ ।
कारोबारको यो विधिलाई दोहोरा लेखा प्रणाली किन भन्नु परेको हो ? माथिको उदाहरणमा नै जाउँ कले रुपैयाँ प्राप्त गर्दा उसको नगद वा बैंक खातामा रकम जोडिएर बाँकी रकम बढ्न जाने भएकाले उक्त रकम खर्च ( DEBIT ) हुन्छ । यो लेखा प्रणालीको एउटा पाटो भएकाले यसलाई मात्र ईंगित गर्ने लेखा प्रणालीलाई एकोहोरो लेखा प्रणाली भनेर बुझिन्छ भने खसंगबाट कले सापटी प्राप्त गरेको हुनाले उक्त सापटी रकमलाई तोकिएको समय र व्याज सहित फिर्ता गर्नु पर्ने हुँदा त्यसको अभिलेख सापटी खातामा भुक्तानी दिनु पर्ने रकमको रुपमा राखिन्छ जुन जम्मा (CREDIT ) हुन्छ । यसरी एउटा हिसाब दुईवटा खातामा प्रविष्टी गरी राखेर हिसाब व्यवस्थापन गरीने हुँदा यो विधिलाई दोहोरो लेखा प्रणाली भनेर भनिन्छ ।
बिल तथा भरपाईका आधारमा भौचर तयार गरीसके पछि त्यसलाई अभिलेखको रुपमा सम्बन्धित खाताहरुमा प्रविष्टी गर्नु पर्दछ । भौचरहरुबाट कारोबार गरीएका सम्पूर्ण कारोबारहरुका आधारमा तोकीएको समय र निकायहरुमा तोकिएका विवरणहरु पठाउन कठिनाई हुने भएकाले छिटो छरितो रुपमा विवरण तयार गरी पठाउने प्रयोजनको लागि सम्बन्धित कारोबारहरुलाई तोकिएका खाताहरुमा प्रबिष्टी गरी अभिलेख राखेपछि आवश्यक समयमा बिवरणहरु तयार गरी पठाउन सहज हुने भएकाले बिभिन्न प्रकारका खाताहरु तयार गर्ने गरिन्छ । माथि भौचरमा उल्लेख भएको रकमलाई खाताहरुमा प्रबिष्टी गर्दा यसरी गर्न सकिन्छ ।
ख. सहायक खाता
कले खबाट सापटी प्राप्त गरे पछि नगद खातामा हिसाब प्रबिष्टी गर्दा खाता खर्च (DEBIT) भई नगद खाता वा बैंक खातामा रकम वृद्धि हुन्छ भने सापटी खातामा सोहि रकम जम्मा (CREDIT) हुन्छ । यसरी कले खबाट सापटी लिंदाको लेखांकन प्रक्रिया पूरा भएको छ । यो एउटा कारोबारको मात्र उदाहरण भएकाले यसको लेखांकन हेर्दा जटिल देखिदैंन तर यस प्रकारका धेरै कारोबारहरु बढ्दै जाँदा तिनीहरुलाई लेखांकन गर्दा कुन हिसाब खर्च हुने र कुन हिसाब जम्मा हुने यकिन गर्न सक्नु पर्दछ । त्यसका आधारमा भौचरहरु तयार गरेपछि ती भौचरहरुलाई सम्बन्धित खाताहरुमा प्रबिष्टी गर्नु पर्ने हुन्छ । त्यसरी तयार भएका बिवरणहरुका आधारमा मासिक, त्रैमासिक, चौमासिक, अर्धवार्षिक र वार्षिक रुपमा विवरणहरु तयार गरी सम्बन्धित निकायहरुमा पेश गर्नु पर्दछ ।
लेखाशास्त्रको विधि अनुसार सामान्य बिल भर्पाईको तहबाट शुरु भएर भौचर हुँदै ती कारोबारहरु सम्बन्धित खाताहरुमा प्रबिष्टी पश्चात सम्बन्धित संस्था वा निकायहरुको प्रकृति अनुरुपको ढाँचामा हिसाब राख्नु पर्दछ । नाफामुलक संस्थाको हकमा नाफा÷नोक्सान सहितको कारोबारको लेखांकन गर्नु पर्ने हुन्छ भने सेवामुलक संस्थाहरुको हकमा नाफा÷नोक्सान शीर्षक त्यसरी नराख्दा पनि हुन सक्छ । तर जुनसुकै प्रकारको संस्था वा निकाय भएता पनि सन्तुलन परीक्षण (TRIAL BALANCE) बनाउनु आवश्यक पर्दछ । लेखां प्रणालीको अन्तिम निश्कर्षको लागि वासलात (BALANCE SHEET) बनाउनु अनिवार्य आवश्यकता भएकाले लेखांकन विधिको प्रयोग गर्दा त्यसलाई मध्यनजर गरेर लेखांकल गर्ने गर्नु पर्दछ ।